Pravila pismene komunikacije

IZBOR I KORIŠTENJE RIJEČI:

Koristite riječi koje će primatelj razumjeti: Treba izbjegavati korištenje riječi iz dijalekta ili slenga (osim ukoliko je poruka namijenjena specifičnim grupama ili područjima, kada korištenje ovakvih riječi može postići pozitivne reakcije). U poslovnom komuniciranju ne bi trebalo skraćivati riječi niti koristiti kratice koje nisu općepoznate

Koristite konkretne riječi

Odaberite jake riječi: glagoli i imenice u pravilu imaju jači karakter (efekt) od pridjeva i priloga.

Istaknite (upotrijebite, naglasite) pozitivne riječi:

Koristite sinonime

Izbjegavajte ‘izlizane’ riječi

Izbjegavajte nepotrebno ponavljanje

OBLIKOVANJE REČENICA: cjelovite misli se izražavaju rečenicama. Dobro odabrati riječi nije dovoljno – njih treba složiti u rečenice na način da jasno i nedvosmisleno prenesu željenu poruku, te da kod primatelja pobude željenu reakciju.

Oblikujte jasne rečenice:

dajte rečenici jedinstvo: jedna rečenica bi trebala prenositi jednu osnovnu misao/ideju

držite povezane riječi zajedno:

pazite na gramatičku ispravnost i usklađenost elemenata rečenice

koristite kratke rečenice

Radije upotrebljavajte aktivni nego pasivni oblik: Ipak, ponekad je pasivni oblik preporučljiviji – naročito kada se želi staviti naglasak na ono što je napravljeno, a ne tko je napravio, ili kada se želi ublažiti negativne poruke

Naglasite bitne stvari u rečenici:

koristeći dužinu rečenice:

koristeći strukturu rečenice:

ponavljajući ključne riječi i izraze

koristeći različito formatiranje rečenice

recite (napišite) sugovorniku što je važno

OBLIKOVANJE ODLOMAKA: odlomci (paragrafi) sastoje se od više međusobno povezanih rečenica i cjelovito objašnjavaju ideje (glavne i sporedne) od kojih se sastoji poruka. Organiziranje poruke u više paragrafa omogućava da se sistematično iznesu različite ideje koje poruka nosi, odnosno različiti aspekti koje se želi primatelju pokazati.

Koristite kratke odlomke: Dužina odlomaka može varirati unutar poruke. Smjenjivanje kraćih i dužih odlomaka daje živost poruci i zadržava čitateljevu pažnju. Prvi i zadnji odlomak obično bi trebali biti kraći (i u njima se iznose ‘udarne’ misli), dok odlomci u sredini mogu biti nešto duži (u njima se detaljnije obrazlažu glavne ideje i iznose sporedne ideje).

Oblikujte paragraf (odlomak) kao jedinstvenu cjelinu

Organizirajte paragraf logično

Naglasite bitne stvari u odlomku

OBLIKOVANJE PORUKE U CJELINI: da bi bila efikasna, poruka mora funkcionirati kao cjelina, logički povezana i dosljedno iznesena

Osigurajte povezanost/prijelaz između paragrafa: U slučaju da se jedna osnovna misao razrađuje kroz više odlomaka, prva rečenica u narednom odlomku trebala bi imati povezujući karakter, tj. jasno se nadovezivati na zadnju rečenicu (bilo nastavljajući razvijati njezinu misao ili ističući novo u odnosu na prethodnu rečenicu).

Organizirajte cijelu poruku logično

Vizualno uredite poruku.

savjetnica.com